Límites de operación: cómo fijarlos bien
Un límite bien puesto contiene el daño de un error o de un fraude sin detener la operación diaria. Uno mal puesto hace lo contrario: estorba y se acaba desactivando.
Los límites se definen por perfil y se componen de cuatro dimensiones: monto por operación, tope diario, horario permitido y nivel de firma exigido. Se configuran dentro de los rangos que aprueba el banco y los administra la empresa.
El criterio de partida no es el máximo posible, sino el monto típico de la función. Un auxiliar de pagos que normalmente transfiere $80,000 no necesita un tope de un millón; con $150,000 hace su trabajo y un error queda contenido.
Las cuatro dimensiones
| Dimensión | Riesgo que contiene |
|---|---|
| Monto por operación | Error de dedo y pago individual excesivo |
| Tope diario | Goteo de varias operaciones en un día |
| Horario permitido | Operaciones de madrugada sin supervisión |
| Nivel de firma | Autorización por una sola persona en montos altos |
Cómo se calcula un límite razonable
- Mide la operación real del perfilPromedio y máximo de los últimos tres meses.
- Fija el tope a 1.5 o 2 veces el máximoMargen suficiente sin dejar el techo abierto.
- Ajusta el horario al de la operaciónNómina de madrugada sí; proveedores no.
- Escala el nivel de firma con el montoA partir del umbral definido por la dirección, dos firmas.
- Documenta y revisa cada trimestreUn límite sin revisión se desactualiza solo.
Errores frecuentes
- Poner el máximo del banco para "no batallar"
- Un tope único para todos los usuarios
- Límites altos en perfiles de captura sin facultad de firma
- Ajustar el límite al alza de forma permanente por una urgencia
- Nunca revisar después de la implementación
Límites y continuidad
Un límite demasiado bajo también cuesta: detiene la nómina un día 15 y obliga a operar fuera del proceso. La calibración correcta es la que hace pasar la operación normal sin holgura excesiva, y deja la excepción para la firma adicional.